障がい福祉事業の運営に不可欠な「法定帳簿」。実地指導で必ずチェックされる重要書類をリストアップ。開業1年目から整えておくべき保存期間や管理のポイントを専門家が解説します。
障がい福祉事業を開始してしばらくすると、避けて通れないのが行政による「実地指導（現在は運営指導と呼ばれます）」です。
その際、行政担当者が真っ先に確認するのが、法律で備え付けが義務付けられている**「法定帳簿」**です。これらが整備されていないと、その時点で指導対象となり、最悪の場合は報酬の返還を求められることもあります。
本記事では、開業1年目から必ず揃えておくべき主要な書類リストをまとめました。
1. そもそも「法定帳簿」とは？
法定帳簿とは、障がい福祉サービスの運営基準において、事業所に備え付けと保存が義務付けられている書類のことです。基本的には**「サービスを提供した証拠」と「適切な運営を行っている根拠」**を証明するためのものです。
多くの書類は、サービス完結の日から5年間の保存が義務付けられています（名古屋市等の自治体ルールにより異なる場合があります）。
2. これだけは必須！重要書類リスト
実地指導で必ず「見せてください」と言われる書類は、大きく分けて3つのカテゴリーがあります。
① 利用者様に関する書類（ケースファイル）
- 契約書・重要事項説明書： 利用者様および保護者の署名・捺印がある最新のもの。
- アセスメントシート： 利用者様の課題を分析した記録。
- 個別支援計画書： 計画作成者（サビ管・児発管）の署名と、利用者様の同意署名があるもの。
- モニタリング報告書： 定期的に計画の見直しを行った記録。
- サービス提供記録： 日々の支援内容が具体的に記されたもの。
② 職員に関する書類
- 雇用契約書・労働条件通知書： 基準通りの人員が配置されているかの証拠。
- 資格証の写し： サビ管研修修了証や実務経験証明書など。
- 出勤簿（タイムカード）： 勤務体制一覧表と完全に一致している必要があります。
- 従業員名簿： 職種や常勤・非常勤の別が明記されたもの。
③ 運営管理に関する書類
- 運営規定： 指定申請時に提出した最新の内容。
- 苦情受付記録： 苦情の申し出内容と、それに対する対応結果。
- 事故・ヒヤリハット報告書： 発生時の対応や再発防止策の検討記録。
- 避難訓練の実施記録： 定期的に実施した写真や記録。
3. 開業1年目に陥りがちな「3つのミス」
- 署名・捺印の漏れ： 契約書や計画書に、ご本人やご家族のサインをもらい忘れているケース。これは「未作成」と同じ扱いになります。
- 日付の整合性： 個別支援計画の「作成日」が、実際の「サービス開始日」より後になってしまっているケース。
- 記録の「空欄」： 忙しさにかまけて、提供記録の特記事項が数週間分空欄になっているケース。
4. まとめ：書類整備は「後回し」にしない
実地指導の通知が届くのは、通常実施の数週間前です。その時に慌てて数ヶ月〜1年分の書類を整理するのは物理的に不可能です。
「いつ指導に来られても大丈夫」という状態を作っておくことは、経営者としての心の平穏に繋がるだけでなく、質の高いサービス提供の土台となります。
行政書士わたなべオフィスができること
当事務所では、開業後のバックアップとして**「書類の定期監査（リーガルチェック）」**を行っております。
- 「今の書類で法律的に足りているか不安」
- 「名古屋市の最新の様式にアップデートできているか確認してほしい」
そんな時は、お気軽にご相談ください。実務に即したアドバイスで、皆様の事業所を「守り」の面から支えます。
免責事項・注記
- 本記事の内容は一般的な法定帳簿の解説であり、サービス種別や自治体（名古屋市等）の独自ルールにより必要な書類が追加される場合があります。
- 保存期間や必要書類の詳細については、必ず最新の運営基準をご確認ください。
行政書士わたなべオフィス 障がい福祉事業の適正運営・コンプライアンスを徹底サポート