障がい福祉事業の経営を揺るがす「報酬の返還請求」。実地指導で最も厳しくチェックされる「支援記録」の書き方や、個別支援計画との連動性など、事業所を守るための記録のあり方を専門家が解説します。
障がい福祉事業を運営する上で、最も避けたい事態の一つが「報酬の返還（過誤調整）」です。実地指導（運営指導）の結果、数年分にさかのぼって給付費の返還を命じられ、経営が困難になるケースは少なくありません。
返還を命じられる原因の多くは、実は計算ミスではなく**「記録の不備」**にあります。なぜ、日々の何気ない支援記録が、これほどまでに重要なのでしょうか。
1. 「記録がない」＝「サービスを提供していない」
障がい福祉の報酬は公費で賄われています。そのため、税金が適正に使われたことを証明する義務が事業者にはあります。
行政の監査において、どれだけスタッフが一生懸命に現場で動いていたとしても、記録に残っていなければ、法的には「サービスを提供していない」と判断されます。
- よくある不備： * 毎日同じような「特記事項なし」という記載。
- 支援員のサインやハンコが漏れている。
- 提供時間がサービス提供記録票と一致しない。
これらは、最悪の場合「架空請求」や「不当な請求」とみなされ、返還対象となってしまいます。
2. 「個別支援計画」との連動性が最大のポイント
実地指導で最も厳しくチェックされるのは、**「個別支援計画に沿った支援が行われているか」**という点です。
支援記録は、単なる日記ではありません。「個別支援計画で定めた目標に対し、今日はどのような働きかけを行い、利用者様にどのような変化があったか」を記すものです。
- 良い記録の例： > 「計画に基づき、本日は〇〇の作業工程について声掛けを行った。利用者様は少し戸惑っていたが、△△の工夫をすることで完遂でき、達成感を得られた様子だった。」
- 注意点： 計画にないことばかりを記録していたり、逆に計画の内容と全く関係のない記述ばかりだと、「計画が形骸化している」と指摘されます。
3. 実地指導で指摘されないための3つのチェック
事業所を守るために、今日から以下の3点を確認してみてください。
- 「5W1H」が明確か： 誰が、いつ、誰に対し、どんな目的で、何をしたか。
- 客観的な事実が書かれているか： 「楽しそうだった」という主観だけでなく、「笑顔が見られ、〇〇という発言があった」といった事実を記載します。
- 整合性は取れているか： 出勤簿、ケース記録、実績記録票の3つの時間が1分も違わずに一致している必要があります。
4. まとめ：記録はスタッフと事業所を守る「証拠」
「忙しくて記録を書く時間がない」という現場の声はよく耳にします。しかし、万が一の事故やトラブルが起きた際、または行政から疑義を持たれた際、スタッフの正当性を証明できる唯一の証拠が「記録」です。
質の高い記録を残すことは、利用者様への適切な支援に繋がるだけでなく、大切な事業所とスタッフの雇用を守ることに直結します。
5. 行政書士からのアドバイス
実地指導の通知が来てから記録を整理し直すのは、極めて困難であり、不適切な修正はさらなるペナルティを招く恐れがあります。
「今の記録の書き方で大丈夫だろうか？」「一度プロの目で書類をチェックしてほしい」という事業者様に向けて、当事務所では**「模擬実地指導（書類監査）」**を行っております。
名古屋市・愛知県の基準に基づき、返還リスクを徹底的に洗い出し、安心して運営に専念できる体制づくりをサポートいたします。
免責事項・注記
- 本記事の内容は一般的な運営上の注意点をまとめたものであり、すべての実地指導の結果を保証するものではありません。
- 自治体（名古屋市等）によって、記録に求める詳細度が異なる場合があります。必ず最新の運営基準等をご確認ください。
行政書士わたなべオフィス 障がい福祉事業の適正運営・コンプライアンスを徹底サポート